چگونه از مشتری پول بگیریم؟ ۱۲ روش دریافت پول و جلوگیری از تاخیر در پرداخت مشتری

سارا رنجبران در راهکارها ۱۴۰۲/۱۱/۱۸

می‌دانستید بیشتر کسب‌وکارها به دلیل کمبود نقدینگی شکست می‌خورند؟ اصلی‌ترین دلیل کاهش نقدینگی کسب‌وکار هم پول ندادن مشتری است. بیایید با هم روراست باشیم، شرایط اقتصادی امروز به گونه‌ای است که مشتری‌ها ترجیح می‌دهند پول را طی چند قسط و تحت شرایط منصفانه پرداخت کنند و بیشتر با کسب‌و‌کارهایی وارد معامله می‌شوند که این شرایط را درک کنند.

اما وقتی مشتری پول نمی‌دهد، چه کنیم؟ چطور مشتری‌هایمان را تشویق کنیم که صورت‌حساب‌هایشان را سریع‌تر پرداخت کنند؟ این یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های کسب‌وکارهایی است که قیمت پایه محصولاتشان زیاد است و نمی‌توانند همه‌ی مبلغ را یکجا و قبل از ارسال محصول یا ارائه خدمت دریافت کنند.

می‌خواهیم در این مطلب، بهترین روش‌ها برای تشویق مشتری‌ها به پرداخت به‌موقع پول را مرور کنیم.

1. اگر می‌شود، خروجی را به صورت بخش‌بخش تحویل دهید و قبل از تحویل هر بخش، هزینه‌ی آن را دریافت کنید.

مثلاً فرض کنید که قرار است برای یک شرکت، سایت طراحی کنید. در این حالت می‌توانید پروژه را به 4 بخش تقسیم کنید:

• بخش 1: تحقیقات اولیه و آنالیز رقبا
• بخش 2: ارائه نسخه اولیه و دریافت نظرات مشتری
• بخش 3: طراحی نهایی
• بخش 4: پیاده‌سازی سایت

در این حالت می‌توانید 3 الی 4 مرحله پرداخت را برای پروژه در نظر بگیرید. مثلاً وقتی طراحی نهایی را تکمیل کردید، به مشتری اطلاع دهید و از او بخواهید که سومین بخش هزینه را پرداخت کند. تا وقتی مشتری هزینه را برایتان واریز نکرده، طراحی نهایی را به او تحویل ندهید.

2. وقتی پای مبالغ سنگین به میان می‌آید، توافق‌نامه امضا کنید.

توافق‌نامه‌ای تنظیم کنید و تمام نکات لازم (مثل شرایط پرداخت، تاریخ پرداختی‌ها، نحوه ارسال یا تحویل خروجی و جزئیات مهم) را به صورت خلاصه شرح دهید. قبل از صدور فاکتور فروش، حتماً این قرارداد را به طرف مقابل ارائه کنید و بر سر تمام جزئیات آن صحبت کنید تا احتمال سوءتفاهم به صفر برسد. هر دو طرف معامله هم باید توافق‌نامه را به صورت رسمی امضا کنند.

3. جریمه دیرکرد را شفاف به مشتری‌ها اعلام کنید.

روش‌های بالا کمکتان می‌کنند تا مشکل پرداخت‌های دیرهنگام مشتری‌ها را تا حد زیادی رفع کنید؛ ولی هنوز هم ممکن است با مشتری‌هایی مواجه شوید که پول نمی‌دهند. برای رفع این مشکل و پول گرفتن از مشتری‌ها سر موقع، باید سیاست‌ها و جریمه‌های دیرکرد در پرداخت را – همان اول کار – خیلی صریح و واضح به مشتری‌ها اعلام کنید. این کار از تعارض‌های احتمالی جلوگیری کرده و جریان نقدینگی کسب‌وکار شما را محافظت می‌کند.

وقتی مشتری‌ها بدانند هر نوع دیرکرد در پرداخت وجه جریمه‌ای به دنبال دارد و به صورت شفاف بدانند که چه مبلغی را باید پرداخت کنند، تمایل بیشتری به پرداخت به‌موقع نشان می‌دهند.

4. ارسال فاکتور آنلاین

بهترین راه برای دریافت پول از مشتری‌ها، فاکتور آنلاین است. این فاکتورها در یک سیستم (مثل سیستم حسابداری، فاکتورساز و غیره) ثبت می‌شود و هزینه‌های رفت‌وآمد، پیک، چاپ و نگهداری فاکتور‌ها و غیره را کاهش داده و فرایند دریافت پول از مشتری را راحت می‌کنند.

قابلیت‌های جانبی فاکتورهای آنلاین (مثل امکان تعریف فاکتور فروش اقساطی، امکان ارسال از طریق ایمیل و پیامک، تنظیم پیام یادآوری پرداخت، گزارش‌های مالی اتوماتیک و غیره)، آن را به یکی از بهترین گزینه‌ها برای کسب‌وکارهایی تبدیل کرده است که پول را در چند مرحله دریافت می‌‌کنند. اگر مبالغ فاکتورهایتان زیر 100 میلیون تومان است، این سیستم قطعا مشکلتان را رفع خواهد کرد.

فاکتور آنلاین، تمامی استانداردهای فاکتور را دارد. یعنی همه‌ی مواردی که در فاکتور چاپی درج می‌شوند، در فاکتور فروش آنلاین هم موجود هستند. حتی می‌توانید فاکتور رسمی را هم با استفاده از سیستم‌های آنلاین چاپ کنید.

تصویر زیر، نمونه‌ای از فاکتورهای صادر شده با پی‌پینگ را نشان می‌دهد. پس از صدور فاکتور و تعیین زمان ارسال توسط شما، یک پیامک و ایمیل برای مشتری‌هایتان ارسال می‌شود تا فاکتور را مشاهده کنند. هر فاکتور هم یک لینک پرداخت و یا Qr Code هم دارد تا مشتری‌ها مستقیماً به درگاه پرداخت اینترنتی متصل شده و هزینه فاکتور را واریز کنند.

5. تمام جزئیات را در فاکتور اولیه لحاظ کنید

وقتی جزئیات فاکتورها یا صورت‌حساب‌هایتان دقیق و مشخص باشد، سوال کمتری برای مشتری‌ها به وجود می‌آید. مشتری‌ها این فاکتور را قبل از دریافت خدمات مشاهده می‌کنند و بعداً نمی‌توانند آن را زیر سوال ببرند.

خودتان را جای مشتری بگذارید. دوست دارید چه مواردی را در فاکتور فروش ببینید؟ مثلاً فرض کنید در حوزه نصب کابینت فعالیت می‌کنید و بخشی از هزینه به خرید چوب از کارخانه مربوط می‌شود. در این حالت می‌توانید این بخش را جداگانه در فاکتور لحاظ کنید تا مشتری بداند بخشی از دریافتی‌تان را مستقیماً خرج خرید مواد اولیه می‌‌کنید و سر قیمت آن چانه نزند.

6. از قابلیت زمان‌بندی فاکتورها استفاده کنید

تمامی اقساط مشتری را به صورت فاکتور تعریف کنید و زمان‌بندی ارسال هر کدام را هم مشخص کنید تا به صورت اتوماتیک برای مشتری‌ها ارسال شوند. مثلاً اگر قرار است مشتری مبلغ را در سه قسط به فاصله هر دو هفته انجام دهد، می‌توانید فاکتورها را به صورت زیر در پی‌پینگ زمان‌بندی کنید:

البته باید فرایندهای مالی مشتری‌ها را هم در نظر بگیرید. مثلاً اگر محصولتان را به شرکت بزرگی فروخته‌اید که فرایند ثبت درخواست پرداخت در واحد مالی، تأیید مدیرعامل و صدور دستور پرداخت 3 الی 5 روز طول می‌کشد، فاکتور را 5 روز قبل از تاریخ پرداخت برای مشتری ارسال کنید. (در تصویر بالا، تاریخ سررسید روی 3 روز تنظیم شده است)

7. لینک پرداخت را در انتهای فاکتور بگذارید تا فرایند پرداخت را تسهیل کنید

هرچه فرایند پرداخت را برای مشتری‌هایتان راحت‌تر کنید، آن‌ها هم راحت‌تر پول می‌دهند. پس به جای ارسال شماره کارت یا درخواست انتقال وجه با حواله پایا یا ساتنا، می‌توانید در انتهای فاکتور یک لینک یا QR Code پرداخت بگذارید تا مشتری با یک کلیک، به صفحه پرداخت منتقل شده و پرداختش را هر چه سریع‌تر انجام دهد.

8. حواستان باشد که فاکتور را برای چه کسی ارسال می‌کنید.

تصور کنید محصولاتتان را به یک شرکت بزرگ فروخته‌اید. مثلاً 20 عدد کامپیوتر را با تمام تجهیزات مورد نیاز برایشان فرستاده‌اید. اگر در شرکت‌های بزرگ، فاکتور را برای شخصی بفرستید که عضو تیم حسابداری یا مسئول پرداخت نیست، فرایند پول گرفتن از مشتری طولانی‌تر خواهد شد. پس در هنگام فروش محصول بخواهید تا شما را به مسئول مالی متصل کنند تا جزئیات فاکتور را برای او بفرستید. در این حالت پول خودتان را زودتر دریافت می‌کنید.

بیشتر بخوانید: در جواب واریز مشتری چه بگوییم؟ 19 نمونه متن تشکر از مشتری

9. مشتری‌هایی که هزینه را زود پرداخت می‌کنند را تشویق کنید.

اگر می‌توانید، برای مشتری‌هایی که پرداختشان را به‌موقع (یا حتی زودتر از موعد) انجام می‌دهند، تخفیف یا هدیه‌ای در نظر بگیرید.

مثلاً به مشتری‌ها بگویید در صورت پرداخت زودتر از موعد، برای خریدهای بعدی‌شان 20 درصد تخفیف روی مبلغ فاکتور خواهند داشت. یا یک کارت هدیه برایشان تهیه کنید و با یک نامه تشکر، به آدرسشان بفرستید.

به‌علاوه می‌توانید از برنامه‌های وفاداری مشتریان هم برای این کار استفاده کنید. این برنامه‌ها برای کسب‌وکارهایی مناسب هستند که یک مشتری می‌تواند به دفعات متعدد از آن‌ها خرید کند.

10. بررسی کنید که بیشترین نرخ پرداخت را در کدام روز هفته دارید.

شاید به نظرتان عجیب برسد، اما مشتری‌ها معمولاً روز و ساعت خاصی را برای خرید و پرداخت وجه ترجیح می‌دهند. البته چرخه پرداخت مشتری‌ها برای همه‌ی کسب‌وکارها یکسان نیست و برای همین اینجا باید خودتان وارد عمل شوید. می‌توانید تاریخچه پرداخت‌هایتان را بررسی کنید و ببینید بیشترین ورودی را در چه روز و ساعت‌هایی داشته‌اید. یا می‌توانید روزها و زمان‌های ارسال فاکتور را تغییر دهید و نرخ پرداخت‌های موفقتان را بررسی کنید. 

یک نکته برای شروع بررسی‌ها: به طور کلی مشتری‌ها در اوایل هفته (شنبه تا دوشنبه) بیشتر پول فاکتورها را پرداخت می‌کنند؛ مخصوصاً در صبح‌های زود. برخی از مشتری‌ها هم آخر هفته (چهارشنبه یا پنجشنبه) را ترجیح می‌دهند. (منبع)

11. روش پرداخت درستی را انتخاب کنید.

بگذارید برایتان مثال بزنم، حواله پایا فقط چهار بار در روز و طی ساعت‌های خاصی واریز می‌شود. پس اگر عجله دارید یا می‌خواهید پول مشتری را حتماً قبل از ارسال محصول دریافت کنید، این روش برای شما مناسب نیست. به‌علاوه برخی از روش‌ها مثل چک رمزدار، دردسرهای خودشان را دارند. پس باید در انتخاب روش دریافت وجه دقت کنید.

همان‌طور که در بالا هم گفتیم، اگر دریافتی‌هایتان زیر 100 میلیون است، می‌توانید از سرویس فاکتور آنلاین استفاده کنید. اگر مبالغ بالاتر هستند، سرویس واریز شناسه‌دار پی‌پینگ مناسب شما است. این روش محدودیت سقف انتقال وجه بانکی را رفع کرده و هر مبلغی (بدون سقف) به صورت لحظه‌ای به حساب شما واریز می‌شود.

در این سرویس برای هر مشتری یک شناسه واریز تعریف می‌کنید و مشتری می‌تواند هر مبلغی را از طریق موبایل بانک، اینترنت بانک یا مراجعه حضوری برایتان جابه‌جا کند.

12. پیام یادآوری پرداخت ارسال کنید.

ایرادی ندارد اگر از ایمیل یا پیامک برای یادآوری پرداخت استفاده کنید. حتماً هم لازم نیست این پیام‌ها را برای مشتری‌هایی که پرداختشان دیر شده ارسال کنید، می‌توانید پیام را دو روز قبل از سررسید فاکتور بفرستید و تاریخ پرداخت فاکتور را یادآوری کنید.

سیستم ارسال پیامک به صورت پیش‌فرض در پی‌پینگ ایجاد شده است و لازم نیست سرویس جداگانه‌ای برای این کار بخرید. می‌توانید از پنل پیامکی پی‌پینگ برای ارسال پیام به مشتری‌هایتان استفاده کنید.

در نهایت اگر متوجه شدید که پیامک و ایمیل تأثیر مطلوبی ندارد، حتماً با مشتری‌ها تماس بگیرید. یادتان باشد هرچه سریع‌تر با مشتری‌هایی که پرداختشان دیر می‌شود تماس بگیرید، بهتر است.

کلام پایانی

اگر می‌خواهید مشتری‌هایتان پول را به‌موقع پرداخت کنند، چند روش مختلف برای مشتری‌ها بگذارید تا بهترین روش را انتخاب کرده و بر اساس آن برای پرداخت مذاکره کنند. زمان‌بندی و شرایط پرداخت را بر اساس نیازمندی‌های خاص آن‌ها بچینید. مثلاً اگر مشتری می‌گوید که می‌تواند پرداخت‌ها را اول هر ماه به صورت منظم انجام دهد و دو بار پرداخت در ماه برایش ممکن نیست، سیستم پرداخت را بر همین اساس بچینید و تا جای ممکن با مشتری‌ها همراهی کنید تا بدقول نشوند.

یادتان باشد که هرچقدر ارتباط دوستانه‌تر و نزدیک‌تری را با مشتری‌ها شکل داده باشید، در دریافت پول از مشتری کمتر دچار مشکل می‌شوید؛ چرا که هم مشکلی برای یادآوری پرداخت ندارید و هم درک دو طرفه‌ای از شرایط خواهید داشت.