مدیریت ذره‌ بینی چیست؟

مدیریت ذره‌ بینی یا Micromanagement، دیدگاهی در دنیای تجارت، مدیریت و کسب و کار است. مدیریت ذره بینی، یک سبک مدیریتی است که به موجب آن مدیر ارشد کار و فعالیت کارمندان خود را از نزدیک نظارت، کنترل یا یادآوری می کند.

مدیریت ذره بینی به طور کلی مفهوم منفی دارد، زیرا نشان دهنده عدم آزادی عمل در محل کار است. در ادامه مطلب با ما همراه باشید تا با این مفهوم بهتر آشنا شویم.

تعریف مدیریت ذره بینی

مدیریت ذره بینی در لغت نامه چنین تعریف شده است: «مدیریت مخصوصا با کنترل یا توجه بیش از حد به جزئیات کم اهمیت، توجه به جزئیات بسیار کوچک در مدیریت، کنترل شخص یا یک شرایط همراه با توجه بیش از حد به جزئیات کوچک».

مدیریت ذره بینی می تواند به هر اجتماعی اطلاق شود که در آن یک نفر به دیگر اعضای گروه تسلط و برتری دارد. این کار اغلب با وسواس بیش از حد در جزئیات همراه است و باعث می شود مدیر و اعضای گروه نتوانند روی مشکلات اصلی تمرکز کنند.

نشانه های وجود مدیریت ذره بینی در محیط کار

در روش مدیریت ذره بینی، مدیر ارشد به جای ارائه دستورالعمل های کلی در مورد کارها و وظیفه های سبک و سپس صرف زمان برای نظارت بر مشکلات و وظیفه های سنگین تر، هر مرحله از یک فرآیند کاری را جداگانه زیر نظر گرفته، ارزیابی می کند و به نظر کارمندان خود اهمیت نمی دهد.

در مدیریت ذره بینی عملا آزادی عمل وجود ندارد و مدیر ارشد هنگامی که یکی از کارمندان بدون مشورت با مدیر ارشد تصمیم گیری می کند، عصبانی می شود. حتی اگر آن تصمیم در حیطه اختیارات کارمند باشد.

مدیریت ذره بینی اغلب شامل درخواست گزارش های غیر ضروری و بیش از حد دقیق است. در این روش مدیریتی، مدیر بر ارائه بازخورد های مداوم و دقیق پافشاری می کند و اهمیت کمتری به عملکرد، کیفیت و نتایج کلی می دهد.

این امر باعث می شود روی مسائل بی اهمیت و سطح پایین تمرکز شده و تصمیم گرفتن با تاخیر انجام شود که در نهایت اعضای یک شرکت را از هدف اصلی دور می کند.

بسیاری از مدیران ذره بینی، به ویژه آن دسته که به نحوه مدیریت خود افتخار می کنند، وظایف خود را به زیردستان و کارمندان می سپارند و سپس بر عملکرد آن ها نظارت می کنند. این امر باعث می شود فکر کنند نتایج مثبت حاصل تلاش خودشان است و برای نتایج منفی نیز کارمندان خود را مقصر بدانند.

این مدیران مسئولیت شکست های خود را به عهده نمی گیرند و روش یا راه حل جدیدی برای رسیدن به موفقیت ارائه نمی دهند تا دیگر دچار شکست نشوند.

مدیریت ذره بینی در بدترین حالت، به شکل رفتارهای قلدرانه حاصل از خودشیفتگی و آزار و اذیت کارمندان در محل کار بروز پیدا می کند. می توان این جنبه از مدیریت ذره بینی را نوعی از اعتیاد دانست.

درست است که این مدیرها از نظر رفتاری به کنترل کردن دیگران به عنوان شیوه زندگی و همچنین ابزاری برای رسیدن به خواسته های خود وابسته هستند، اما این حقیقت را انکار می کنند و آن را نمی پذیرند.

به گفته کارشناسان بعضی از این موارد مدیریت ذره بینی ناشی از بیماری ها و اختلالات رفتاری و روانشناختی مانند اختلال شخصیت وسواسی جبری است.

همان طور که گفته شد، کارکنان اغلب به راحتی می توانند وجود مدیران ذره بینی را در محل کار تشخیص دهند در حالی که این مدیران به ندرت از مدیریت اشتباه خود آگاه هستند. آن ها معمولا به خود لقب هایی مانند کمال گرا یا منظم می دهند و مدیریت ذره بینی خود را به کلی انکار می کنند.

مدیریت ذره بینی در مقایسه با سوء مدیریت

مدیریت ذره بینی را می توان از تمایل مدیر ارشد به واگذاری بیش از حد وظایف به کارکنان تشخیص داد. در مدیریت ذره بینی، مدیر نه تنها به کارکنان دستور می دهد چه کارهایی انجام دهند، بلکه این کارها باید به روش خاصی انجام شوند و به موثر بودن این روش نیز اهمیتی داده نمی شود.

سوء مدیریت به الگو ها و اقدامات ناکارآمد مدیریتی گفته می شود که به صورت اشتباه، سهل انگارانه یا خودسرانه صورت می گیرند. چنین مدیری دمدمی مزاج است و بر عملکرد شرکت و محیط کار، تاثیر بسیار منفی و بدی دارد.

یک مدیر مالی که مسئولیت های خود را به حسابدار واگذار می کند بدون این که عملکرد او را زیر نظر داشته باشد یا از میزان مسئولیت پذیری او آگاه باشد، نمونه ای از سوء مدیریت است.

سوء مدیریت در بدترین حالت، می تواند روی سودآوری شرکت تاثیر بگذارد. این اتفاق در صورتی می افتد که مدیریت یک کارفرما و مدیر آن چنان ضعیف باشد که کارکنان، مخصوصا افراد فعال در زمینه فروش، به جای تمرکز روی اهداف شرکت به جستجوی کار در جاهای دیگر می پردازند.

علت استفاده از مدیریت ذره بینی

شایع ترین علت و انگیزه ها برای مدیریت ذره بینی، توجه بیش از حد به جزئیات (جزئی گرا بودن)، نا امنی احساسی و تردید در مورد میزان شایستگی کارکنان هستند که مستقیما مربوط به درونیات و روحیات مدیر می شوند.

یک مدیر و کارمند به دلیل قدرت و رده سنی متفاوت، رابطه متفاوتی دارند. از این رو، روانشناسان از الگوهای مبتنی بر نظریه انتقال برای مقایسه رابطه مدیر ذره بینی و کارمندش با رابطه ناکارآمد بین والدین و فرزندان، استفاده کردند.

برای مثال، در هر دو رابطه تحمیل خواسته ها و تعهدات خاص و همچنین نشان دادن تسلط بر دیگری وجود دارد.

با این حال عوامل بیرونی مانند فرهنگ سازمانی، فشار شدید بر میزان کار و نحوه عملکرد، خواسته های بیش از حد مقامات بالاتر و بی ثباتی در محیط کار نیز می توانند عوامل دیگری برای مدیریت ذره بینی باشند.

در بسیاری از موارد مدیریت ذره بینی، مدیران فرآیندها و رویه ها را نه تنها به دلایل تجاری بلکه برای این که بتوانند مفید و ارزشمند واقع شوند یا حداقل ظاهری مفید و ارزشمند داشته باشند، انتخاب و اجرا می کنند.

علت عمده این امر، نگرانی یا حس ترس مدیر است که احساس می کند کارمندان شایستگی لازم را برای انجام وظایف مهم ندارند و باید مدام زیر نظر باشند. در این روش، مدیر قوانین و اصولی دارد و شایستگی کارکنان را بر اساس برآورده شدن این اصول می سنجد و به استانداردها و منافع شرکت کم توجهی می کند.

این عوامل در موقعیت های سخت و مشکلات اقتصادی بیشتر می شوند. در بعضی موارد ممکن است مدیران اهداف خوبی داشته باشند اما وظایف را به خوبی تقسیم نکنند و بر نقش خود یا افرادی خاص تاکید بیشتری داشته باشند.

همچنین ممکن است گاهی مدیران یک سازمان رفتارهایی انجام دهند که در عین محافظت از منافع شرکت یا سود شخصی به کل سازمان آسیب برسانند.

شکست نمایندگان نیز می تواند منجر به مدیریت ذره بینی شود. هنگامی که یک کار یا پروژه به شخص ناشناخته ای واگذار می شود یا در صورت عدم اعتماد بین مدیر و این شخص، مدیر به مدیریت ذره بینی روی خواهد آورد.

با برنامه ریزی بهتر، مشخص کردن محدودیت ها، اهداف مشخص و نظارت مناسب می توان از مدیریت ذره بینی جلوگیری کرد.

در مواقع بسیار نادر، مدیریت ذره بینی به عنوان یک تاکتیک آگاهانه به کار می رود تا کارمندان نامناسب در محیط کار شناسایی و اخراج شوند. به عنوان مثال، مدیران ذره بینی استانداردهایی تعیین می کنند که بعدا آنها را به عنوان زمینه ای برای اخراج کارگران استفاده خواهند کرد.

این استانداردها ممکن است مختص کارمندان خاصی باشد یا به صورت عمومی اجرا شوند، اما باعث اخراج تنها تعداد مشخصی از کارکنان شوند. همچنین این مدیران می توانند با این روش، محیط کاری استرس زا ایجاد کنند طوری که کارمندان سست عنصر دیگر تمایلی به همکاری نداشته باشند.

هنگامی که چنین تنشی بسیار زیاد یا فراگیر باشد ممکن است یک تخلیه سازنده تلقی شود. این عمل در انگلستان با نام اخراج سازنده (constructive dismissal) و در ایالات متحده آمریکا به عنوان پایان سازنده (constructive termination) شناخته می شود.

تاثیرات مدیریت ذره بینی

صرف نظر از انگیزه یک مدیر برای مدیریت ذره بینی، اثرات این نوع از مدیریت شامل موارد زیر است:

• ایجاد ناراحتی، عصبانیت و رنجش در کارکنان به دلیل پذیرفتن رفتارهای اشتباه مدیر
• آسیب به اعتماد طرفین در روابط کاری
• تداخل با کار و عملکرد گروهی فعلی کارمند و جلوگیری از شرکت او در کارهای گروهی آینده به دلیل سوء استفاده و آسیب های وارد شده
• کاهش بهره وری کارکنان، افزایش استرس آن ها و کاهش میزان خلاقیت

از آن جایی که مدیریت ذره بینی به کارکنان نشان می دهد مدیر به نحوه عملکرد آن ها، اعتماد ندارد، تاثیر قابل توجهی بر عملکرد آن ها می گذارد و ممکن است محیط کار ناکارآمد و خصمانه شود.

در مدیریت ذره بینی، کارکنان برای کاری که انجام می دهند تنها وقت اختصاص می دهند و به خلاقیت و کیفیت کار توجه نمی کنند. در بعضی موارد که این رفتار بین کارکنان و حتی دیگر مدیران شایع می شود، کیفیت کار در آن محیط به شدت افت می کند.

اشکال عمده مدیریت ذره بینی در آن است که می تواند اعتماد، فرصت های یادگیری و توسعه مهارت های ارتباطی و کار گروهی را از بین ببرد و حتی باعث بروز رفتارهای ضد اجتماعی در برخی افراد شود.

مدیران ذره بینی، در بیشتر موارد برای کنترل بهتر کارکنان، بر ایجاد ترس و تسلط بر آن ها تکیه می کنند که بر عزت نفس و سلامت روحی و حتی جسمی آن ها تاثیرگذار خواهد بود.

گاهی این روش مدیریتی فاقد انتقاد سازنده است. انتقاد سازنده عامل بسیار مهمی در پیشرفت و رسیدن به هدف یک شرکت دارد و فقدان آن، ضربه های بسیاری به کسب و کار وارد خواهد کرد.

آثار زیانبار مدیریت ذره بینی می تواند فراتر از حد شرکت و محیط کار برود، به ویژه هنگامی که مدیر ارشد کارکنان ماهر خود را که سرمایه ارزشمند شرکت هستند، مجبور به انجام کاری می کند که به آن علاقه ندارند.

کارکنان فعلی چنین شرکتی، ممکن است از نحوه مدیریت مدیر ارشد در محیط های اجتماعی یا میان دوستان و همکاران خود که در شرکت ها یا زمینه های دیگری فعالیت دارند، شکایت کنند.

این امر می تواند برای آن شرکت تبلیغات منفی باشد مخصوصا اگر مشتریان، ناظران و مشاوران از شکایت کارکنان شرکت با خبر شوند.

همچنین کارکنان اخراج شده از شرکت، مخصوصا آن هایی که به واسطه مهارت های پیشرفته خود جذب شرکت های دیگر شدند، ممکن است در مصاحبه کاری خود علت خروج از شغل پیشین خود را بد رفتاری و مدیریت اشتباه کارفرمایشان بدانند.

این نظرات خسارتی جبران نشدنی به شرکت و شهرت آن وارد خواهند کرد. همچنین ممکن است کارمندی که از این شرکت اخراج می شود، در محیط کاری جدید خود روش مدیریت ذره بینی را پیش برد.

معایب مدیریت ذره بینی

اجازه دهید معایب این نوع مدیریت اشتباه را بشناسیم.

اتلاف وقت

مدیریت در بدترین حالت خود، به این معنا است که دو نفر کار و ماموریت یکسانی انجام می دهند. یک مدیر می تواند زمان خود را به جای نظارت، صرف رهبری بر زیر دستان خود کند.

مدیریت ذره بینی برای کارمند نیز اتلاف وقت به دنبال دارد. زیرا آن ها به جای تمرکز بر وظیفه اصلی خود مجبورند به صورت مداوم خود و فعالیتشان را به دیگران توضیح دهند که باعث کاهش بیش از حد بهره وری می شود و به سود شرکت آسیب می رساند.

نارضایتی کارکنان

مدیریت ذره بینی تنها باعث اتلاف وقت نمی شود، بلکه به شدت استرس زا است و به کاهش تمایل کارکنان به شرکت در فعالیت های گروهی می انجامد. کارمندان بدون اعتماد و احساس تسلط بر کار، امکان پیشرفت در محیط کار خود نخواهند داشت.

ممکن است اگر مدیریت ذره بینی به صورت جزئی اعمال شود، ضرری نداشته و حتی گاهی ضروری باشد. اما اگر مدت زیادی طول بکشد، باعث نا امیدی و نارضایتی کارمندان خواهد شد.

کاهش ثبات کارکنان در شرکت

به دنبال نارضایتی کارکنان در چنین شرکتی، آن ها مجبور به ترک آن می شوند. این امر به خصوص در کسب و کارهای امروزه هزینه و دردسر بالایی به دنبال دارد.

طبق تحقیقات انجام شده توسط وبسایت paycor، جایگزینی یک کارمند در فروشگاه که ساعتی 10 دلار حقوق می گیرد، چیزی حدود 4291 دلار هزینه دارد. واضح است که این میزان برای مشاغل سطح بالا، به مراتب بیشتر است.

اضطراب بیش از حد

یک مدیر ذره بینی در نهایت فردی است که نمی تواند به میزان لازم به کارمندان خود اعتماد کند. عدم اعتماد آن ها، منجر به اضطراب و نگرانی خواهد شد. بدین ترتیب به مدیر ارشد نیز آسیب وارد می شود.

بهترین روش این است که مدیر پس از اطمینان به مهارت ها و تخصص کارکنان و واجد شرایط بودن آن ها برای محول کردن وظیفه، به آن ها اعتماد کند و سعی در کنترل همه چیز نداشته باشد.

جایگزین مدیریت ذره بینی

مدیریت ذره بینی، می تواند چرخه خطرناکی باشد. وقتی بهره وری کاهش می یابد، مدیران احساس می کنند باید بیشتر دیگران را کنترل کنند. مدیریت ذره بینی در حقیقت در جبهه مخالف تولید و بهره وری قرار دارد و منجر به کاهش مشارکت کارکنان خواهد شد.

مدیران باید سعی کنند شرکت خود را با مدیریت ذره بینی، به نابودی نکشانند. شفافیت کارها و وظیفه ها، به مدیر کمک می کند همراه با نظارت بر کارکنان بهره وری آن ها را به مرور افزایش دهد بدون این که مجبور باشد زمان خود را صرف نظارت بیش از حد کند.

اجازه دهید چندین راهکار را به عنوان جایگزین مدیریت ذره بینی معرفی کنیم.

افراد مناسب را استخدام کنید

برای ایجاد یک تیم مناسب، درک فرهنگ و اهداف شرکت بسیار مهم است. به عنوان مثال، یک استارتاپ سریع نیاز به کارمندانی دارد که چابک بوده و مایل به انجام وظایف متعدد و فراتر از شرح شغل هستند.

هنگام استخدام، در مورد نقش ها، مسئولیت ها و انتظارات با افراد صادق باشید و مطمئن شوید که فرهنگ شرکت با ترجیحات و ویژگی های شخصیتی آن ها مطابقت دارد. اگر فرد نامناسبی انتخاب کنید، به احتمال زیاد شاهد مدیریت ذره بینی در کسب و کارتان خواهید شد.

انتظارات و اهداف مشخصی تعیین کنید

این انتظارات را بر اساس اهداف شرکت با برنامه روزانه، هفتگی یا ماهانه هر کارمند تنظیم کنید. شاخص های عملکرد بصری یا چک لیست ها به کارکنان کمک می کند تا در مسیر خود قرار گرفته و اولویت های خود را درک کنند.

ارائه بازخورد در زمان درست

انجام این کار باعث می شود مسیر و نقشه هدف شرکت مشخص تر باشد. این امر باعث می شود همه کارکنان برای رسیدن به هدف کلی شرکت تلاش کنند و به کارهای جزئی بیش از حد اهمیت ندهند.

یکی از راه های ارائه بازخورد در زمان مناسب، قرار دادن یک تخته وایت بورد در شرکت است که روی آن اهداف شرکت نوشته شده است.

به درخواست های کارمندان توجه کنید

توجه به درخواست های کارمندان کمک می کند که انگیزه بیشتری برای ادامه کار داشته باشند. زیرا حس می کنند خودشان و کارشان به موفقیت شرکت کمک می کند و به آن ها اهمیت داده می شود.

کار گروهی را نادیده نگیرید

کار گروهی بسیار مهم است، زیرا باعث رقابت سالم و در نتیجه بهبود عملکرد هر یک از اعضای گروه می شود. همچنین پیاده سازی نظرات کارمندان و تعادل در نظارت بر آن ها، یکی از روش های مناسب برای اجتناب از مدیریت ذره‌بینی است.

ارتباط خود با کارمندان را افزایش دهید

برای جلوگیری از سوء تفاهم های احتمالی، با کارکنان ارتباط برقرار کنید. هنگامی که یک کارمند حس می کند کارهایش شدیدا نظارت می شوند، ممکن است اعتماد خود را از دست دهد یا به دلیل استرس کار اشتباهی انجام دهد.

به طور کلی، ارتباط سالم با کارمندان باعث می شود محیط کار سالم و صمیمی باشد. به این منظور باید سیاست داشته باشید و از قضاوت های بی اساس و سریع دوری کنید. جلسات اداری می توانند مکان مناسبی برای ارتباط با کارکنان باشند.