مدیریت زمان

تیم محتوایی پی‌پینگ در سایر ۱۴۰۲/۰۹/۲۹

 

شاید در اطرافتان افراد زیادی دیده باشید که در مدت زمان کم به آنچه می‌خواهند رسیده‌ اند، اما نمی دانید چطور. در واقع این افراد زمان را به خوبی تحت کنترل در آورده و مدیریت کرده اند. نداشتن کنترل بر زمان می تواند چالش های زیادی برای ما به همراه بیاورد.

تعریف مدیریت زمان

مدیریت زمان و برنامه ریزی به کنترل میزان زمانی که برای فعالیت ‌های معین صرف می‌کنیم گفته می‌شود. مدیریت خوب زمان فرد را قادر می سازد در مدت زمان کوتاه تر با استرس کمتری کارها را انجام دهد و به موفقیت برسد.

مدیریت زمان روشی برای نظم بخشیدن و تقسیم زمان بین فعالیت‌هایمان است، به طوری که حداکثر بازدهی را داشته باشیم و به اهدافمان برسیم.

همانطور که گفته شد مدیریت درست زمان علاوه بر کم کردن استرس، موجب عملکرد کاری بالا و رضایت از زندگی خواهد شد.

افرادی که خیلی زود به اهدافشان می رسند، پر بازده به دنیا نیامده اند. آن ها مهارت ها را یاد گرفته اند و تمرین کرده اند تا در زمان کمتر بازدهی بیشتری داشته باشند. بازدهی بالا یک استعداد نیست، بلکه یک مهارت اکتسابی است که هر کسی به آن نیاز دارد.

پس پیشرفت در یادگیری مهارت های مدیریت زمان و برنامه ریزی برای آن امکان پذیر است. نکات و روش های زیادی وجود دارد که به شما کمک می کنند. در این مطلب قصد داریم در مورد تکنیک های مدیریت زمان و موانع و مشکلات معمول مدیریت زمان صحبت کنیم. پس تا انتها با ما باشید.

اهمیت مدیریت زمان

هر فردی دوست دارد در زندگی خود انسانی موفق باشد و زمان یکی از عوامل بسیار مهم در امر موفقیت است. باید یاد بگیریم چطور زمان را کنترل کنیم تا به رشد فردی برسیم.

با یادگیری مهارت های مدیریت زمان در واقع متوجه می شوید چطور ساعات شبانه روز خود را صرف کارهایی هدفمند کنید و مسیر پیشرفت را زودتر بپیمایید.

همچنین با مدیریت درست زمان دچار سردرگمی و نا امیدی، حسرت و پشیمانی نخواهید شد.

تکنیک های مدیریت و برنامه ریزی زمان

تکنیک های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که در ادامه به آن ها اشاره می کنیم:

تعیین اهداف به شکل واقع بینانه

مدیریت زمان دقیق همیشه با هدف گذاری شروع می شود، یعنی توجه به این موضوع که بدانید در زندگی چه جهتی دارید. بهتر است موارد زیر را در هدف گذاری مد نظر قرار دهید:

• خروجی دقیقی تعیین کنید و ببینید به چه چیزی می خواهید برسید.
• میزان پیشرفت را بررسی کنید.
• هدفی قابل دسترسی را در نظر بگیرید.
• باید بدانید چرا می خواهید به هدفی برسید.
• ضرب العجل برای رسیدن به هدف تعیین کنید.

اکثر افراد هدف تعیین نمی کنند. تنها 10 درصد از مردم اهدافشان را می نویسند. نیازی به نوشتن راه حل های مبهم نیست، راه حل هایی که انگیزه ای به شما نمی دهند سودمند نیستند. اهدافتان را واضح بنویسید.

سعی کنید اهدافتان منطقی باشد تا از ادامه مسیر دلسرد نشوید. تعیین اهداف غیر قابل دسترس سبب نارضایتی‌تان خواهد شد.

اولویت بندی و مدیریت زمان با ماتریکس آیزنهاور

 

اهدافتان را که نوشتید باید آن ها را به کارهای کوچک تر و قابل انجام تبدیل کنید. در این مرحله باید کارها اولویت بندی شوند. ماتریکس آیزنهاور معروف ترین چهارچوب برای اولویت بندی کردن کارها است. بر اساس ماتریکس آیزانهاور باید کارها را به چهار قسمت تقسیم کرد:

1. ضروری و مهم (اول انجام دهید)
2. غیر ضروری و مهم (برنامه ریزی کنید)
3. ضروری و غیر مهم (به کسی بسپرید)
4. غیر مهم و غیر ضروری (حذف کنید)

کارهای ضروری ایمیل ها، تماس های تلفنی، قرار ملاقات ها و کارهایی هستند که اتمام آنها از لحاظ زمانی حساسیت دارد.

کارهای مهم مربوط به اهداف بلند مدت در زندگی و کار هستند. پس همیشه اولویت خود را روی کارهای مهم و ضروری بگذارید.

کارهای مهم اما غیر ضروری مانند ورزش، یادگیری، ارتباط با سایر افراد باید در تقویم برنامه ریزی شوند تا مطمئن شوید مرتب آن ها را انجام می دهید. بقیه کارها را باید به کسی بسپرید یا حذف کنید.

روش مدیریت زمان کانبان

کانبان واژه ای ژاپنی به معنای بیلبورد است. ایده اصلی روش کانبان استفاده از یک تخته است که کمک می کند پیشرفت خود را به سمت اهدافتان ببینید.

در این روش باید روی وایت بورد ستون هایی بکشید و مراحل هر کار را ببینید. ستون ها به قرار زیر هستند:

• کارهایی که باید انجام شوند.
• کارهای در حال انجام
• کارهای انجام شده

حالا به یادداشت هایی نیاز دارید که هر یک نشان دهنده کاری است که باید تکمیل شود. می توانید از کارت های رنگی برای کارهای مختلف استفاده کنید.

حالا می توانید کارت ها را بر اساس مرحله ای که کار در آن قرار دارد در یکی از ستون ها بچسبانید. اگر مراحل را درست دنبال کنید، نمایشی از کارها خواهید داشت و می دانید در چه مرحله ای هستند. طبق پیشرفت کارها می توانید کارت ها را در ستون ها جا به جا کنید.

البته نرم افزارهایی مانند ترلو، KanbanFlow‍، Kanbanize و Kanban Tool از همین روش استفاده می کنند.

کار عمیق، اجتناب از کار نصفه نیمه

اگر تمام تکنیک های بالا را به کار بردید یعنی اهدافتان را نوشتید، آن ها را تبدیل به کارهای قابل انجام کردید، اولویت بندی را انجام دادید و از تخته کانبان استفاده کردید، حالا نوبت گام بعدی است.

در این مرحله باید مهم ترین کار را انتخاب کنید و در واقع باید کار عمیق انجام دهید . متضاد کار عمیق کارهای نصفه نیمه است که در آن چند کار با هم، کار روی چند پروژه و کارهایی که حواس را پرت می کنند مانند ایمیل، تلفن و چت، ایجاد مزاحمت می کنند.

تکنیک مدیریت زمان پومودورو

استراحت کردن را حین انجام کار عمیق فراموش نکنید. ایده تکنیک پومودورو بسیار ساده است. فقط باید کار روزانه تان را تقسیم کنید و در فواصل تعیین شده انجام دهید. هر 25 دقیقه کار یک پومودورو نامیده می شود، بعد از این 25 دقیقه باید 3 تا 5 دقیقه استراحت کرد. پس از 4 پومودورو یک استراحت 15 تا 30 دقیقه ای نیاز دارید.

برای انجام این تکنیک نیاز به تایمر دارید. با این تکنیک تمرکزتان افزایش می یابد و بازدهی بیشتری خواهید داشت.

نحوه صرف زمان را دنبال کنید

با تحلیل زمانی که صرف می کنید می توانید بازدهی بالایی داشته باشید. به این ترتیب می توانید متوجه شوید روی هر پروژه چقدر زمان می گذارید و چه مقدار به دست می آورید.

با داشتن آمار دقیق از زمان، حداکثر استفاده را خواهید داشت.

روش مدیریت زمان GTD

GTD روشی معروف در مدیریت زمان است. این روش 5 مرحله ای در تبدیل کارها به مراحل کوچک و قابل انجام است.

عبارت تبلیغاتی که برای این تکنیک به کار می رود «هنر بازدهی بدون استرس» نام دارد. با استفاده از این تکنیک هنگام انجام کار استرس ندارید، کار بیشتری انجام می دهید و خلاق تر خواهید بود.

این 5 مرحله شامل موارد زیر می شود:

جمع آوری

هر ایده، کار و چیزی را که ارزش یاد آوری دارد و به مغزتان می رسد، جمع آوری کنید.

پردازش

پس از جمع آوری، آن ها را پردازش و تحلیل کنید و تصمیم بگیرید با هر کدام می خواهید چه کار کنید. اگر آن کار قابل انجام نیست آن را حذف کنید یا به تاخیر بیندازید. اگر قابل انجام بود تصمیم بگیرید آیا می خواهید انجامش دهید یا به کسی بسپرید. اگر کمتر از 2 دقیقه زمان می برد حتما همان موقع انجامش دهید.

نظم دهی

پس از تحلیل کارها نوبت به نظم دهی می رسد. با زدن برچسب روی هر یک مشخص می کنیم چه کارهایی قابل انجام هستند.

مرور و بررسی

هدف از این کار اطمینان از به روز بودن است. زمان بررسی باید فهرست خود را آپدیت کرده و موارد غیر مرتبط را حذف کنید. در واقع باید هر هفته بررسی داشته باشید.

انجام کار

در مرحله آخر باید شروع به کار کنید.

استفاده از بولت ژورنال

یکی از مشهورترین شیوه های مدیریت زمان استفاده از بولت ژورنال است. اصل این شیوه این است که شما نمی توانید زمان بسازید، بلکه می توانید آن را مدیریت کنید. از تغیرات کوچک باید شروع کنید تا به تغیرات بزرگی برسید.

بولت ژورنال نیاز به صفحه فهرست دارد تا صفحات را شماره گذاری کنید. همچنین بولت ژورنال سه قسمت اصلی دارد که کارهای روزانه، وقایع و یادداشت ها را شامل می شود. قسمت ماهانه شامل یک تقویم و کارهایی که باید انجام دهید است و قسمت آینده اهداف طولانی مدت را در بر می گیرد.

دفتر برنامه ریزی و مدیریت زمان

یکی از ساده ترین روش های برنامه ریزی و مدیریت زمان استفاده از دفتر برنامه ریزی است. به این ترتیب می توانید فهرست کارهای روزانه خود را در دفتر بنویسید. در این دفتر علاوه بر فهرست کارها می توانید از جملات انگیزشی نیز استفاده کنید.

به کار گیری قانون 5-3-1

در هر روز کاری می توانید تنها یک کار بزرگ، سه کار متوسط و 5 کار کوچک انجام دهید. طبق همین روال برنامه ریزی کنید.

168 ساعت

هر هفته 168 ساعت دارد، پس وقت کافی برای انجام کارهای مهم را خواهید داشت.

تکنیک 10 دقیقه

بنشینید و 10 دقیقه برای یک کار زمان بگذارید. اگر بخواهید می توانید پس از 10 دقیقه آن کار را رها کنید، اما مطمئن باشید وقتی کاری را شروع می کنید، آن را بی خیال نخواهید شد.

تکنیک کار 10 دقیقه ای

در این روش هر کاری که در فهرست کارها دارید نباید انجام آن بیش از 10 دقیقه زمان ببرد. اگر بیش از 10 دقیقه زمان می برد آن را به چند قسمت تقسیم کنید.

تمرکز 90 دقیقه ای روی کار

کاری را شروع کنید و 90 دقیقه بی وقفه و بدون هیچ مزاحمتی آن را انجام دهید، پس از این مدت 20 تا 30 دقیقه استراحت کنید.

7 دقیقه در زندگی

فقط 7 دقیقه در صبح به برنامه ریزی روزمره اختصاص دهید و 7 دقیقه قبل از خواب نیز کارهای روزتان را مرور کنید و برای برنامه فردا آماده شوید.

نتایج سریع

روی سه نتیجه کلیدی که می خواهید به آن برسید در طول یک دوره زمانی تمرکز کنید: روز، ماه یا سال.

تمرکز خودکار

از 4 فهرست استفاده کنید: کارهای جدید، کارهای تکرار شونده، کارهای ناتمام و کارهای قدیمی. با کارهای جدید شروع کنید و به سمت تکرار شونده ها بروید، سپس زمان بیشتری روی کارهای ناتمام بگذارید. در انتها کارهای قدیمی را انجام دهید.

دسته بندی کارهای مشابه

کارهای مشابه را دسته بندی کنید. به این شکل سریع تر آن ها را انجام خواهید داد و زمان هایی که به بطالت می گذرند کم خواهند شد.

زمان اوج کارایی بیولوژیکی

برخی افراد صبح زود بیدار می شوند، اما برخی دیگر دوست دارند شب ها کار کنند. انسان ها متفاوت هستند ، پس این زمان را برای خود بررسی کنید و پر بازده ترین زمان یا ساعات خود را بشناسید. سپس زمان کاریتان را با آن ساعات تطبیق دهید.

اگر صبح ها بازدهی بهتری دارید، صبح زود بیدار شوید و اگر در تاریکی شب آرامش بیشتری برای انجام کار دارید، آن زمان را انتخاب کنید.

همین حالا انجامش بده

اگر کاری کمتر از سه دقیقه زمان می برد، همان وقت بدون فکر کردن و برنامه ریزی انجامش دهید.

زمان سنجی کنید

زمانی که خسته هستید کارهای ساده تر را انجام دهید. اگر انرژی کافی برای انجام کارهای سخت دارید پس آن ها را شروع کنید.

تکنیک ای وی لی

در پایان روز 6 کار مهم روز بعد را بنویسید و اولویت بندی کنید. روز بعد همان کارها را انجام دهید.

ورزش کنید

ورزش کردن یکی از بهترین روش ها برای بالا نگه داشتن سطح انرژی است. ورزش سبب می شود تنش ها از بدن دور شوند و ذهن از افکار مزاحم و غیر ضروری خالی شود.

به خودتان پاداش دهید

زمانی که پروژه یا کاری را تکمیل می کنید به خودتان پاداش دهید. می توانید استراحت کنید، نوشیدنی خنکی بنوشید، موسیقی گوش دهید یا با دوست خود تماس بگیرید.

همین پاداش های کوچک انگیزه ای برای ادامه کار خواهند بود.

موانع و مشکلات معمول مدیریت و برنامه ریزی زمان

مدیریت زمان فقط یک یادآور برای ثبت کارها و قرارها را شامل نمی شود، بلکه بیشتر اصول، عادات و مهارت هایی است که به شما در انجام کارها و بازدهی بالاتر کمک می کند. در واقع با مدیریت و برنامه ریزی زمان بهترین زمان را به انجام هر فعالیت اختصاص خواهید داد.

اما گاهی موانعی برای مدیریت و برنامه ریزی زمان به وجود می آید که با تشخیص آن ها هوشمندانه تر زمان را مدیریت خواهید کرد. در ادامه به این مشکلات و موانع اشاره می کنیم:

کارهای بیش از حد در برنامه ریزی

باید بپذیریم که گاهی کارهای زیادی برای انجام داریم. با تعیین مدت زمان مورد نیاز برای انجام هر کار می توانید این مشکل را حل کنید. به این شکل کار را به چند قسمت تقسیم می کنید.

وقفه های بیش از حد

وقفه بیش از اندازه یکی از بدترین موانع مدیریت زمان است. تماس های تلفنی، ملاقات های برنامه ریزی نشده و حواس پرتی های کوچک وقفه هایی هستند که در طول کار کردن با آن ها مواجه خواهید شد.

اولویت بندی نکردن

بعضی کارها اهمیت بیشتری دارند اما ضروری نیستند. کارها را اولویت بندی کنید و ضروری ها را بالای فهرستتان قرار دهید. بدون چنین کاری زمان خود را روی کارهای غیر ضروری هدر می دهید.

به تعویق انداختن

یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان به تعویق انداختن کارها است. تاخیر در انجام کارها موجب از دست دادن زمان می شود. هر گاه می خواهید کاری را به تاخیر بیندازید، یادتان باشد باید کارهای فردا را نیز به تعویق بیندازید.

نظم ندادن به کارها

هر چه نظم بیشتری داشته باشید، تمرکزتان روی کار بیشتر خواهد شد. پس از همین امروز سعی کنید زندگی خود را منظم کنید.

نداشتن توانایی نه گفتن

نه نگفتن می تواند مشکلات زیادی در مدیریت و برنامه ریزی زمان ایجاد کند. در بسیاری فرهنگ ها مردم عادت به نه گفتن ندارند. اما این نکته را بدانید که اگر به همه کارها جواب مثبت بدهید، هیچ کدام را انجام نخواهید داد.

قبل از پذیرفتن هر کاری در مورد زمانی که در اختیار دارید بیشتر فکر کنید.

کمال طلبی

کمال طلبی باعث می شود فرد زمان زیادی صرف انجام کارها کند. این افراد بیش از حد کارها را بررسی می کنند و به خود شک دارند. بیش از حد زمان گذاشتن برای انجام یک کار باعث می شود زمان انجام کارهای دیگر از دست برود.

به علاوه کمال طلبی استرس را زیاد می کند.

نسپردن کارها به دیگران

همه ما به عنوان انسان نیاز به کمک دیگران داریم و انجام تمام کارها بدون کمک دیگران امری غیر ممکن است. باید یاد بگیریم بعضی کارها را می توان به دیگران سپرد، البته نحوه واگذاری طوری باشد که مجبور به دوباره کاری نشوید.

حرف زدن بیش از حد

شاید خنده دار به نظر برسد اما گاهی حرف های غیر ضروری سبب می شوند از کارها عقب بمانید. البته تعامل داشتن با همکاران بسیار مفید است اما این کار نباید آسیبی به کارتان بزند و زمانتان را هدر بدهد.

چطور زمان استفاده از گوشی را مدیریت کنم؟

در زندگی امروز وسایل ارتباطی و رسانه های اجتماعی یکی از وقت گیر ترین موارد هستند. تلفن های همراه آسیبی جدی برای وقت گرانبهایتان به حساب می آیند.

آسان بودن استفاده از این وسایل نیز سبب می شود زمان زیادی به آن ها اختصاص دهیم. با خاموش کردن نوتیفیکیشن گوشی می توانید تا حدودی این مشکل را کنترل کنید.

امروزه اپلیکیشن های زیادی برای مدیریت و برنامه ریزی زمان استفاده از تلفن همراه وجود دارد. این اپلیکیشن ها مدت زمان استفاده از گوشی را نمایش می دهند. همچنین می توانید اپلیکیشن های تلفن همراه خود را با کمک این اپلیکیشن غیر فعال کنید تا کمتر به سراغشان بروید.

و همچنین می توانید با آشنایی با راه  های کسب درآمد با گوشی، از زمانی که پای گوشی می گذارید بهتر استفاده کنید!

چطور زمان را برای درس خواندن و مطالعه مدیریت و برنامه ریزی کنم؟

• عضو شدن در گروه های مطالعه
• در اولویت قرار دادن درس و مطالعه
• تعیین زمان
• در نظر گرفتن فضایی مختص مطالعه

بهترین کتاب در زمینه مدیریت زمان

مدیریت زمان نوشته برایان تریسی یکی از بهترین کتاب هایی است که در زمینه مدیریت منتشر شده است. در این کتاب از نظم دهی به عنوان یکی از عوامل مهم مدیریت زمان یاد شده است. همچنین تکنیک های زیادی در کتاب وجود دارد که به کنترل زمان کمک می کند.