فاکتور فروش آنلاین چیست و چه کاربردی دارد؟

مشتریان مدرن از داشتن تجربه پرداخت سریع و آسان لذت می‌برند. آن‌ها دوست دارند فرآیند خریدشان به‌صورت خودکار و در کوتاه‌ترین زمان انجام شود. زمانی که شما برای کسب‌وکار کوچک یا بزرگ خود از خدمات فاکتور فروش آنلاین استفاده می‌کنید، به این نیاز مشتریان‌ پاسخ مناسبی می‌دهید. فاکتورهای آنلاین زمان انجام پرداخت‌ها را بهبود می‌بخشند. هنگامی که یک فاکتور فروش آنلاین به شکل پیامک یا ایمیل برای مشتری ارسال می‌شود، او می‌تواند با یک کلیک روی دکمه پرداخت، مبلغ فاکتور را به سرعت پرداخت کند. یک لحظه امکان استفاده از فاکتورهای آنلاین را با فاکتورهای کاغذی مقایسه کنید! موافقید که فاکتورهای کاغذی تنها حجم عظیمی از بهم‌ریختگی ایجاد می‌کرد؟

فاکتور فروش آنلاین چیست؟

فاکتور یک سند مهم برای همه کسب‌وکارهاست. این سند به شما این امکان را می‌دهد تا با مشتریان در مورد محصولات یا خدماتی که به آن‌ها ارائه کرده ‌و وجهی که در ازای آن دریافت کرده‌اید ارتباط برقرار کنید. ابزارهای فاکتورساز آنلاین مثل پی‌پینگ، به سادگی فاکتورهای کاغذی سنتی را به نسخه دیجیتال تبدیل می‌کنند. استفاده از این ابزارها، نه تنها مدیریت فاکتورهای شما را ساده می‌کند، بلکه می‌توانید در زمان خود نیز صرفه‌جویی کنید. یک فاکتور آنلاین اغلب به مشتریان این امکان را می‌دهد که هم فاکتور را مشاهده کنند و هم از طریق یک لینک پرداخت بتوانند به آسانی مبلغ موردنظر را به حساب فروشنده واریز کنند.

فاکتور فروش آنلاین باید شامل چه مواردی باشد؟

موارد زیر برخی از اجزای اساسی یک فاکتور آنلاین هستند:

• شماره فاکتور: با برچسب‌گذاری هر فاکتور توسط یک شماره، می‌توانید فاکتورهای منظم‌تری داشته باشید و در صورت نیاز به راحتی به آن‌ها مراجعه کنید. این کار به شما این امکان را می‌دهد تا مبالغ پرداخت ‌شده و پرداخت نشده را راحت‌تر پیگیری کنید.
• تاریخ ارسال: همیشه تاریخ را در فاکتور خود قید کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا بسته به سیاست‌های کسب‌وکار خود تاریخ سررسید را تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر مشتریان ۳۰ روز برای پرداخت فرصت دارند، به راحتی می‌توانید تاریخ سررسید را با تاریخ اصلی فاکتور محاسبه کنید. یعنی اگر تاریخ ارسال فاکتور شما ۵ مهر باشد، تاریخ سررسید آن ۵ آبان خواهد بود.
• نام کسب‌وکار و اطلاعات تماس خودتان: جزئیاتی را در مورد کسب‌وکار خود، مثل آدرس پستی، شماره تلفن و آدرس ایمیل را در فاکتور بگنجانید تا به مشتریان خود امکان دهید در صورت لزوم با شما تماس بگیرند.
• نام و اطلاعات تماس مشتری: به همین ترتیب قرار دادن نام و اطلاعات شخصی که فاکتور را دریافت می‌کند، توصیه می‌شود. این کار برای اهداف حسابداری نیز مهم است.
• توضیحات: در فاکتور فروش آنلاین می‌توانید هر خدمات یا محصول ارائه شده را به همراه توضیحات دقیق لیست کنید.
• جمع کل: قیمت محصول، تخفیف، مالیات بر ارزش افزوده و هزینه حمل‌ونقل باید در فاکتور شما به تفکیک ذکر شود. در انتها جمع کل مبلغی که مشتری باید پرداخت کند را بنویسید.
• دکمه کلیک برای پرداخت: امکان کلیک کردن برای پرداخت یک فاکتور فروش آنلاین همان چیزی است که آن را نسبت به فاکتورهای کاغذی ارزشمندتر می‌کند. مشتریان به درگاه پرداخت منتقل می‌شوند که در آن می‌توانند اطلاعات پرداخت خود را ارائه دهند و با بررسی شرایط و ضوابط، به سادگی روی دکمه «پرداخت» کلیک کرده و مبلغ موردنظر را واریز کنند.

فاکتور فروش آنلاین چه کاربردها و مزایایی دارد؟

سهولت استفاده برای صاحبان کسب‌وکار

پر کردن تمام آن فاکتورها به صورت دستی در پایان ماه، کاری پرخطا، وقت‌گیر و استرس‌آور است. با فاکتور فروش آنلاین تمام کارهای دستی خسته‌کننده و زمان‌بر به‌طور خودکار برای‌تان انجام می‌شود. شما به سادگی اطلاعات تماس مشتری را یک بار وارد می‌کنید و پس از آن، اطلاعات به صورت کاملا خودکار تنها با کلیک یک دکمه در فاکتور جای می‌گیرند.

سهولت استفاده برای مشتریان

همان‌طور که شما به شیوه سنتی باید فاکتورهای زیادی ارسال کنید، احتمالا مشتریان شما هم روزانه چندین فاکتور دریافت می‌کنند. با استفاده از فاکتور فروش آنلاین می‌توانید به کم کردن آشفتگی و شلوغی میز مشتریان خود کمک کنید. مشتریان هم سریع‌تر می‌توانند به فاکتورهای شما دسترسی داشته باشند و این یعنی پرداخت زودتر! هرچقدر بتوانید روش پرداخت را برای مشتریان‌تان آسان‌تر کنید، راحت‌تر پول خود را دریافت خواهید کرد.

ارسال سریع فاکتورها

برای ارسال فاکتورهای دستی، مشتریان شما باید روزها یا ساعت‌ها منتظر پیک بمانند تا صورت‌حساب به دست‌شان برسد. فاکتور آنلاین به شما این امکان را می‌دهد تا بدون توجه به زمان یا روز هفته، آن‌ها را در لحظه ارسال کنید. دیگر نیازی به انتظار تا پایان ماه برای پردازش فاکتورها نیست. به این ترتیب می‌توانید به محض اتمام کار، فاکتور را ارسال و مبلغ آن را دریافت کنید.

گم نشدن فاکتورها

هنگامی که فاکتورها را از طریق پست یا پیک ارسال می‌کنید، همیشه این خطر وجود دارد که فاکتورهای شما گم شوند. اگر یکی از آن‌ها گم شود، محاسبات مالی و حساب‌های شما به هم می‌ریزد و دسترسی به مشتری هم دشوار می‌شود. حتی اگر فاکتورهای شما از طریق پست به مشتریان شما برسد، همچنان این احتمال وجود دارد که آن‌ها فاکتورها را گم یا فراموش کنند. فاکتور فروش آنلاین هم مشکلات احتمالی را برطرف می‌کند و هم یک کپی از فاکتورهای شما برای ارجاعات بعدی می‌گیرد.

قابلیت‌های ردیابی پیشرفته

این مزیت در ادامه مزیت قبلی است. با قابلیت‌های ردیابی آنلاین، می‌توانید از دریافت فاکتورها توسط مشتریان مطلع شوید. با این روش هیچ بهانه‌ای برای پرداخت نکردن پول توسط مشتریان وجود نخواهد داشت، زیرا زمان ارسال فاکتورها ثبت شده و شما و مشتری همزمان به آن دسترسی دارید. برخلاف فاکتور دستی، با این روش نیازی نیست که منتظر خبر دادن مشتری برای دریافت فاکتور بمانید.

کاغذبازی کمتر

همان‌طور که میزهای مشتریان شما احتمالا پر از کاغذها و مدارک مختلف است، میز شما نیز کم‌وبیش وضعیتی مشابه دارد. این آشفتگی نه تنها باعث ایجاد ناکارآمدی می‌شود، بلکه احتمال گم شدن فاکتورها یا فراموش کردن آن‌ها را هم بالاتر می‌برد. فاکتور فروش آنلاین این مشکل را با نگهداری تمام فاکتورها به عنوان فایل‌های داده در کامپیوتر شما برطرف می‌کند. هر زمان که به آن‌ها نیاز داشته باشید، دسترسی به آن‌ها آسان و سریع خواهد بود و دیگر دردسر جستجو میان هزاران کاغذ را ندارید.

کاهش هزینه‌های مالی

کاهش مصرف کاغذ همچنین باعث کم شدن هزینه فاکتور برای کسب‌وکار شما می‌شود. با این روش، هزینه کاغذی که فاکتور روی آن چاپ می‌شود،  هزینه پاکت‌های پستی، تمبر و هزینه ارسال (توسط پست یا پیک) حذف می‌شود. اگر از فاکتورهای دستی استفاده می‌کنید، احتمالا در مواردی مجبور به استخدام یک کارمند می‌شوید تا به وضعیت این فاکتورها رسیدگی کند. با استفاده از فاکتور فروش آنلاین هیچ کاغذ، پاکت و هزینه ارسالی وجود ندارد و شما یا کارمندتان به زمان بسیار کمتری برای تکمیل کار نیاز خواهید داشت. از طرفی استفاده از این روش می‌تواند به حفظ طبیعت و محیط‌ زیست نیز کمک کند.

قابلیت گزارش‌دهی

با قابلیت‌های گزارش‌دهی دقیقی که اکثر نرم‌افزارهای فاکتور آنلاین مثل پی‌پینگ ارائه می‌دهند، داده‌های فاکتورهای شما بیشتر از همیشه سازماندهی می‌شوند. شما می‌توانید همه فاکتورها را به‌سرعت و به‌راحتی بر اساس تاریخ، مشتری، نوع کالا و خدمات یا هر معیار دیگری که انتخاب می‌کنید، سازماندهی کنید. همچنین می‌توانید ببینید کدام فاکتورها پرداخت شده‌اند، کدام‌شان در انتظار پرداخت‌‌اند یا از زمان پرداخت‌شان گذشته است. استفاده از فاکتورهای آنلاین به شما تصویر واضح‌تری از پیش‌بینی جریان نقدی کسب‌وکارتان می‌دهد و حسابداری و مدیریت کسب‌وکار را بسیار آسان‌تر می‌کند.

امکان دسترسی به فاکتورها در تلفن همراه

با نرم‌افزارهای فاکتورساز آنلاین می‌توانید از هر کجا به سیستم صورت‌حساب خود دسترسی داشته باشید، حتی زمانی که در سفر یا در حال پیاده‌روی هستید. به کمک این ابزارها می‌توانید در هر لحظه و هر مکانی، به کمک تلفن همراه، فاکتورها را برای مشتریان‌تان ارسال کنید، بدون اینکه منتظر روز کاری و رسیدن به دفتر کارتان بمانید.

حرفه‌ای بودن

فاکتور فروش آنلاین به کسب‌وکار شما شکل حرفه‌ای‌تری می‌دهد . همچنین احتمال ناهماهنگی و اشتباه را از بین می‌برد. استفاده از این فاکتورها باعث می‌شود سازمان شما بسیار مدرن و امروزی به‌نظر برسد. این اتفاق کمک می‌کند تا اطمینان بیشتری میان شما و مشتریان‌تان ایجاد شود. با این روش، مشتری به این باور می‌رسد که شرکت شما محصولات و خدمات بسیار باکیفیتی ارائه می‌دهد. اگر تا امروز ازفاکتور فروش آنلاین استفاده نکرده‌اید و قصد شروع این کار را دارید، به لینک زیر مراجعه کنید و با خدمات آن آشنا شوید. پی‌پینگ فرآیند فاکتورسازی را برای شما آسان‌تر از همیشه خواهد کرد. فاکتور فروش آنلاین پی پینگ