معرفی نرم افزار ها و سیستم های مدیریت پروژه

همه ما می‌ دانیم یکی از کلیدهای موفقیت در کار و زندگی، برنامه ‌ریزی برای کارهای پیش ‌رو و مدیریت آن‌ ها است. برنامه ‌ریزی روی کاغذ به روش سنتی یا سامان ‌دهی آن‌ ها با ایجاد فایل‌ های مرتبط روی سیستم کامپوتری شاید برای کسب ‌و کارهای کوچک و با تعداد کارمند کم جوابگو باشد، اما بهترین راه نیست و در عین حال برای کسب ‌و کارهایی یا تعداد پروژه یا کارمند بالا ایده مناسبی نخواهد بود. امروزه سازمان‌ ها وشرکت ‌های مختلف به ‌ویژه شرکت‌ هایی که به‌ صورت پروژه محور کار می‌کنند به ابزارهایی برای مدیریت محتوا و پروژه ‌های در دست اجرا نیاز دارند، به ‌همین دلیل دنیای پیشرفته فناوری در تلاش است تا بهترین و کارآمدترین نرم افزار های مدیریت پروژه را در اختیار عموم مردم قرار دهد.

در این مطلب پس از معرفی سرویس های مدیریت پروژه و بیان ویژگی‌های خاص کارهای پروژه‌ای، به معرفی بهترین و کارآمدترین انواع این نرم افزار ها و سیستم های مدیریت پروژه خواهیم پرداخت پس تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.

تعریف سیستم مدیریت پروژه و اهداف آن

سیستم مدیریت پروژه یا PMIS که کوتاه شده عبارت Project Management Information System است شامل ابزارهایی می شود که برای سامان دهی، جمع آوری اطلاعات و برنامه ریزی برای پروژه های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند.

معمولا پروژه هایی که توسط سازمان ها یا افراد مختلف انجام می شوند زمان مشخصی برای آغاز و پایان دارند و دائمی نیستند. پروژه ها همچنین کارهای روزانه معمولی را شامل نمی شوند و منابع مشخصی دارند.
این پروژه ها معمولا در سازمان‌ های مختلف توسط افراد متعددی انجام می شوند و گاهی ممکن است انجام آن ها را فردی خارج از سازمان برعهده گیرد.

هدف از ساخت این سیستم ها، جلوگیری از سردرگمی و بروز اشتباه در زمان و اولویت تحویل پروژه های مختلف توسط افراد و شرکت های متنوع است.
با استفاده از این ابزارها فعالیت های افراد به طور منظم انجام می شوند و زمان انجام آن ها مدیریت خواهد شد. هدف اصلی همه سیستم های مدیریت پروژه، نظم دادن به کارهای متنوع است.

قابلیت های سیستم های مدیریت پروژه

سیستم های مدیریت پروژه ابزارهای آنلاینی هستند که با عبارت کوتاه شده PM نیز شناخته می شوند و شامل نرم افزار های مدیریت پروژه ای می شوند که به وسیله آن ها می توان بخش های مختلف یک پروژه را مدیریت کرد و آن را براساس زمان آغاز و پایان یا اولویت انجام پروژه به بهترین نحو ممکن انجام داد.

این سیستم ها توانایی هماهنگی بین پروژه های مختلف را دارند و به افراد کمک می‌کنند با پیوست کردن منابع و فایل های مورد نظر، اضافه کردن فایل نهایی انجام شده در آن ها و انتقال فایل های به اتمام رسیده به بخش های ویژه ای که برای این نوع فایل ها طراحی شده است، پروژه های خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند.

ابرازهای مختلفی به منظور تحقق این هدف طراحی شده اند که هر کدام از آن ها ویژگی های منحصر به فردی دارند و از امکانات ویژه ای برخوردار هستند. بهترین و رایج ترین نرم افزار های مدیریت پروژه را در ادامه نام خواهیم برد.

1: نرم افزار مدیریت پروژه ترلو

یکی از کاربردی ترین و محبوب ترین و بهترین نرم افزار های مدیریت پروژه در دنیای امروز ترلو (Trello) است. دسترسی به ترلو از طریق نسخه تحت وب آن امکان پذیر است.
کاربران این نرم افزار مدیریت پروژه، همچنین می توانند با وارد کردن ایمیلی که با آن در ترلو ثبت نام کرده اند و هچنین پسورد انتخاب شده توسط خود آن ها، این برنامه را روی گوشی موبایل یا تبلت نیز اجرا کنند.

مدیران یک پروژه می توانند با ایجاد بوردهای اختصاصی برای کسب و کار خود، هر تعداد اعضا که می خواهند به آن اضافه کرده و کارهای همه را مدیریت کنند.

تمام اعضای یک بورد می توانند ستون های اختصاصی خود را داشته باشند که شامل اطلاعات وظایف کاری و پروژه های آن ها شود.

اضافه کردن ستون ها به بورد ایجاد شده محدودیتی ندارد و شما به عنوان یک کاربر می توانید هر تعداد کارتی را که لازم دارید به آن اضافه کرده و برای هر کدام یک نام و عکس ویژه ای انتخاب کنید.
کارت ها یا ستون های ترلو به راحتی با دراپ کردن قابل جابجایی هستند و این مساله به کاربران کمک می کند بورد را بسته به سلیقه و نیاز خود نظم دهند.

برای فعالیت هایی که به کارت های مورد نظر اضافه می شوند می توان مدت زمان انجام پروژه، چک لیست یا برچسب های مختلفی مانند اولویت بندی کارها یا مرحله انجام آن ها تعیین کرد. ترلو را علاوه بر مدیریت پروژه های مختلف می توان برای نظم دادن به کارهای روزانه شخصی نیز استفاده کرد.

البته باید توجه داشت که در نسخه رایگان ترلو تنها امکان اضافه کردن 10 بورد یا پروژه وجود دارد و کسانی که تمایل دارند پروژه های بیشتری را به وسیله این سیستم مدیریت کنند، بهتر است نسخه پرمیوم ترلو را مورد استفاده قرار دهند.

2:نرم افزار مدیریت پروژه مایکروسافت پروجکت

مایکروسافت پروجکت (Microsoft MS Project) نیز یکی دیگر از سیستم های مدیریت داده برای پروژه های مختلف به شمار می آید که توسط شرکت مایکروسافت طراحی شده است و یکی از زیر مجموعه های این شرکت محسوب می شود.

محیط مایکروسافت پروجکت برخلاف ترلو که از رنگ و دیزاین قابل تغییری برخوردار است، کمی خشک و رسمی دیده می شود. اما مزایای استفاده از این سیستم به ویژه برای شرکت های رسمی سبب شده است تا از غیرقابل انعطاف بودن محیط آن چشم پوشی شود.

با استفاده از این سیستم می توان پروژه ها را به راحتی قبل از شروع کار تا زمان به اتمام رسیدن آن ها مدیریت کرد و گزارش پیشرفت کار را در هر مرحله از کار به چاپ رساند.
کاربران می توانند برای پروژه های مختلف خود یک تاریخ انجام در نظر بگیرند و پس از انجام شدن پروژه میزان تطابق زمانبندی کار را با تاریخ تعیین شده بررسی کنند.

3: نرم افزار مدیریت پروژه آسانا

آسانا (Asana) یکی دیگر از بهترین نرم افزار های مدیریت پروژه است که کاربران زیادی در سراسر جهان دارد. محیط و فضای این سیستم مانند ترلو شاد و سرشار از رنگ است و همین مساله سبب محبوبیت بالای آن می شود.

در آسانا نیز می توان برای هر پروژه یک بورد جدا تشکیل داد، اما متاسفانه در نسخه رایگان این نرم افزار مدیریت پروژه تنها 15 نفر را می شود به هر پروژه اضافه کرد. آسانا کمک می کند برای پروژ های مختلف جدول زمان بندی دقیق تعیین کنید و با استفاده از این جدول زمانی کارهای خود را در موعد مقرر انجام دهید.

استفاده از این نرم افزار مدیریت پروژه، بسیار آسان است و به راحتی می توان آن را روی گوشی موبایل، تبلت یا دیگر ابزارها نصب کرد یا نسخه تحت وب آن را مورد استفاده قرار داد. امکان اضافه کردن افزونه های مختلف بسته به نیاز کار مانند برچسب ها به هر پروژه، دلیلی برای محبوبیت بالای این سیستم به شمار می آید.

کاربران به عنوان مدیر یک پروژه می توانند افراد مختلفی را به پروژه خود دعوت کرده و برای هر کدام از آن ها کامنت بگذارند یا مطالب و منابع را پیوست کنند.
باید توجه داشته باشید که در آسانا امکان انجام دادن هر پروژه تنها توسط یک نفر وجود دارد به همین دلیل آسانا در مقایسه با ترلو سیستم مناسبی برای کسب و کارهای بزرگ یا تیمی محسوب نمی شود.

4: اسلک

بسیاری از برندهای بزرگ دنیا از نرم افزار اسلک (Slack) برای مدیریت کارهای خود استفاده می کنند. محیط این سیستم به طور اختصاصی برای مدیریت پروژه ساخته نشده است، اما با امکان ادغام سایر سیستم های مدیریت پروژه به آن می توان اسلک را به یک محیط مناسب برای نظم بخشیدن به کارهای تیمی و مشورت با تیم تبدیل کرد.

افراد می توانند از طریق یک آدرس مشخص به کانال های اسلک دعوت شوند و با امکان چت کردن و نظر دادن برای یکدیگر، درباره پروژه خود بیشتر صحبت کنند. محیط این برنامه براساس موضوعات نظم می یابد و اعضای یک تیم می توانند به راحتی در آن جمع شوند.

برای مطالعه بیشتر درمورد ویژگی های این نرم افزار، به بلاگ پست مدیریت پروژه با Slack مراجعه کنید.

5: تسکولو

اگر به دنبال نسخه ایرانی ترلو هستید پیشنهاد ما به شما استفاده از برنامه مدیریت پروژه تسکولو (Taskulu) است.

این برنامه قابلیت پشتیبانی از زبان انگلیسی و فارسی را دارد و استفاده از زبان فارسی برای بسیاری از ایرانیانی که با زبان انگلیسی آشنایی ندارند، یک امتیاز مثبت محسوب می شود.

محیط قابل انعطاف این برنامه آن را به یکی از محبوب ترین برنامه ها برای مدیریت پروژه در بین ایرانیان تبدیل کرده است.
تسکولو در دو نسخه رایگان و پرمیوم قابل استفاده است که برای استفاده از قابلیت های بیشتر می توان نسخه پرمیوم آن را از سایت تسکولو خریداری کرد، اما نسخه رایگان آن نیز امکانات بسیار زیادی در اختیار کاربران قرار می دهد.

این برنامه علاوه بر سامان دهی پروژه های کاری، برای نظم بخشیدن به کارهای روزانه نیز مورد استفاده قرار می گیرد. کاربران تسکولو می توانند با فعال کردن نوتیفیکیشن آن در جریان تغییرات ایجاد شده برای پروژه های مختلف قرار گیرند.

امکان برقراری تماس تصویری در تسکولو یکی از ویژگی های منحصر به فرد این برنامه است که محبوبیت آن را در میان کاربران ایرانی دوچندان کرده است.
کاربران با استفاده از این برنامه می توانند لحظه به لحظه از تغییرات پروژه و روند پیشرفت آن آگاه شوند و درنهایت میزان زمان صرف شده برای انجام یک پروژه را محاسبه کنند.

6: جیرا

جیرا (Jira) یکی از سیستم های مدیریت پروژه بسیار محبوب است که به دلیل امکان تغییر تاریخ انجام کارها به تاریخ شمسی در بین کاربران ایرانی استفاده فراوانی دارد. بسیاری از شرکت های بزرگ دنیا از جیرا برای سامان دادن به پروژه های خود استفاده می کنند.

چیدمان جیرا بسیار انعطاف پذیر است و هر کاربری می تواند آن را با توجه به سلیقه و نیاز خود تغییر دهد. با استفاده از این سیستم می توان به طور همزمان چندین پروژه مختلف را مدیریت کرد و زمان مشخصی برای انجام هر کدام از آن ها در نظر گرفت.

با استفاده از جیرا می توان باگ ها یا اشکالات تیم های برنامه نویسی را شناسایی و رفع کرد. این سیستم امکان برنامه ریزی را برای پروژه های نرم افزاری و غیرنرم افزاری فراهم می کند.
کاربران جیرا می توانند با تعریف یک پروژه جدید خواسته های خود را برای مدیریت آن مانند زمان اجرا یا اولویت بندی انجام پروژه تعریف کنند. قیمت پایین جیرا در نسخه پرمیوم آن از دیگر دلایل استفاده بالای آن به شمار می آید.

شاخص های تشخیص و انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه

بهتر است بدانید سرویس هایی که در این مطلب معرفی کردیم تنها سرویس های مدیریت پروژه موجود در دنیا نیستند، بلکه ابزارهای مختلفی به منظور نظم دادن به فعالیت های کاری انسان مدرن طراحی شده اند که علاوه بر نمونه های نام برده بعضی از آن ها عبارتند از:

• ماندی
• تیم ورک
• اسمارت شیت
• کلیک آپ
• تیم گانت
• پروف هاپ
• اینستا گات
• تیم ویک و غیره

هر یک از این سیستم ها از ویژگی های خاصی برخوراد هستند و محیط کار آن ها با دیگری متفاوت است. کاربران می توانند یکی از این موارد را با توجه به نیاز و خواسته خود از سیستم مدیریت پروژه و تحقیق درباره کاربری آن ها انتخاب کنند.

شاید این سوال برای شما نیز مطرح شود که بهترین سرویس مدیریت پروژه کدام است و یک سرویس خوب باید از چه ویژگی هایی برخوردار باشد؟

باید گفت که به طور قطعی نمی توان گفت کدام یک از این سرویس ها بهترین نمونه موجود هستند، اما با در نظر گرفتن بعضی از معیارهای موجود می توان سرویسی را که به اهداف و انتظارات شما از یک برنامه خوب نزدیکتر است، انتخاب کنید.

این معیارها برای همه افراد یکسان نیستند و ممکن است هر فردی بسته به شرایط خود یک سری از آن ها را در اولویت قرار دهد و نسبت به بعضی دیگر حساسیتی نداشته باشد. در مجموع می توان موارد زیر را ملاک انتخاب یک سروریس مدیریت پروژه کارآمد دانست:

• کارایی آسان
• محیطی انعطاف پذیر و قابل تغییر
• امکان کار گروهی
• مدیریت زمان انجام پروژه
• امکان پیوست کردن فایل های مختلف
• امکان قرار دادن لینک در آن
• نداشتن محدودیت برای اضافه کردن اعضا

سخن نهایی

مدیریت پروژه یکی از امور بسیار مهم در هر کسب و کاری است که امروزه با توجه به مساله دورکاری اهمیت بیشتر آن مشخص می شود. شرکت ها یا سازمان های مختلف به یک بستر مناسب برای تنظیم جدول زمانی و اولویت دهی به کارهای مختلف خود نیاز دارند.

در بسیاری از شرکت ها به دلیل تعداد بالای پروژه ها و همچنین کارمندان زیاد، نظم دادن به امور شرکت از طریق روش های سنتی امکان پذیر نیست.
سیستم های متنوعی که برای مدیریت داده طراحی شده اند امکانات فراوانی در اختیار کاربران خود قرار می دهند و به آن ها در جلوگیری از بروز اشتباهات رایج در تحویل پروژه براساس زمان مشخص کمک می کنند.