فاکتور چیست و چه کاربردی دارد؟ آشنایی با انواع فاکتورها

سارا رنجبران در کسب و کار ۱۴۰۲/۱۰/۱۵

فاکتورها، یکی از کاربردی‌ترین اسناد کسب‌وکاری هستند که به صورت گسترده در بخش‌های مالی، حسابداری و فروش استفاده می‌شوند. به همین دلیل تصمیم گرفتیم نگاه جزئی‌تری به آن‌ها داشته باشیم. بیایید با مفاهیم ابتدایی فاکتور فروش و انواع آن شروع کنیم.

فاکتور چیست؟

فاکتور، یک کاغذ چاپی یا لینک آنلاین است که انجام یک معامله را اثبات می‌کند. این برگه‌ی تجاری از جانب فروشنده صادر شده و جزئیات محصولات/خدمات مبادله شده (نوع، تعداد، قیمت، شماره فاکتور و غیره) در آن درج می‌شود. برخی از فاکتورها (فاکتورهای رسمی) اعتبار قانونی هم دارند و سند تجاری در نظر گرفته می‌شوند.

 

چه مواردی در فاکتور درج می‌شوند؟

نسخه یکسانی وجود ندارد؛ ولی اینها برخی از موارد متداولی هستند که در فاکتور فروش درج می‌شوند:

• تاریخ و شماره ثبت فاکتور
• شرح کالا
• تعداد
• قیمت واحد (فی)
• قیمت کل
• تاریخ خرید
• مشخصات خریدار و فروشنده (نام، آدرس، شماره تماس و غیره)
• مهر و امضای خریدار و فروشنده
• توضیحات (مانند گارانتی، جزئیات روند پرداخت، توافقات و غیره)

اصلاً چرا باید فاکتور صادر کنیم؟

1. وجهه حرفه‌ای کسب‌وکار

ارائه فاکتور به مشتری، حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد و تجربه‌ی بهتری برای مشتری‌هایتان می‌سازد.

2. ثبت معامله انجام شده – برآورد میزان فروش

یکی از اصلی‌ترین کاربردهای فاکتور برای کسب‌وکارهای کوچک و محلی، این است که تاریخچه‌ای سریع از معاملات انجام شده را برایشان ایجاد می‌کند تا بعداً این معاملات را ثبت کنند. از آنجایی که یک برگه از فاکتور پیش خودتان می‌ماند، می‌توانید میزان فروش و درآمد را به سادگی تعین کنید.

3. ایجاد حس اعتماد

ارائه فاکتور فروش به مشتری، نشان می‌دهد در قبال محصولی که فروخته‌اید احساس مسئولیت می‌کنید و در صورت بروز هر گونه مشکل، پاسخگو خواهید بود. درج قیمت، تاریخ خرید و اطلاعات کسب‌وکار در فاکتور و تحویل آن به مشتری، حس اعتماد را در مشتری‌ها ایجاد می‌کند.

4. امکان پیگیری حقوقی

این مورد بیشتر در کسب‌وکارهای بزرگ اهمیت دارد. فاکتور رسمی یک سند حقوقی معتبر است و برای معاملات مبلغ بالا، اهمیت زیادی دارد. پس خریدار با خیال راحت محصول را می‌خرد و می‌داند در صورت مغایرت یا مشکل، می‌تواند به مراجع قانونی شکایت کند.

انواع فاکتور

 

1. فاکتور رسمی/غیررسمی

این اصلی‌ترین روش دسته‌بندی فاکتورها است. فاکتورهای رسمی، فاکتورهایی هستند که بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تنظیم شده‌اند. این فاکتورهای فروش از منظر قانونی سندیت دارند و می‌توانند به مراجع دولتی ارائه شوند. در بیشتر فاکتورهای رسمی، یک شماره قرمز چاپ شده به صورت برجسته و ملخی وجود دارد. این فاکتورها ساختاری مانند تصویر زیر دارند:

این فاکتورها معمولاً دو نسخه‌ای هستند؛ یک نسخه برای خریدار و یک نسخه برای فروشنده و یک برگ برای سازمان امور مالیاتی. همیشه باید نسخه سوم را به اداره مالیات بفرستید تا در فرایند محاسبه مالیات کسب‌وکارتان درج شود. کسب‌وکارهایی که این نوع فاکتورها را به اداره‌ی مالیات تحویل ندهند، جریمه خواهند شد.

بیشتر بخوانید: فاکتور رسمی چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

برویم سراغ نوع دوم. فاکتورهای غیررسمی صرفاً برای ثبت معامله‌ بین طرفین ایجاد شده و به خریدار تحویل داده می‌شوند. چنین فاکتورهایی به صورت رسمی اعتبار ندارند و نمی‌توانید آن‌ها را به سازمان‌هایی مثل مالیات یا دارایی ارائه کنید. این فاکتورها معمولاً دو نسخه‌ای هستند؛ یک نسخه برای خریدار و یک نسخه برای فروشنده. فاکتور فروش در بعضی از کسب‌وکارها حکم گارانتی محصول را هم دارد و امکان عودت آن را فراهم می‌کند.

2. فاکتور چاپی/آنلاین

تکلیفمان با فاکتور چاپی که مشخص است. هر فاکتوری که روی کاغذ باشد، فاکتور چاپی محسوب می‌شود. بریم سراغ فاکتور آنلاین.

منظور از فاکتور آنلاین، فاکتورهایی است که در یک سیستم (مثل سیستم حسابداری، فاکتورساز و غیره) ثبت می‌شود. البته می‌توانید این فاکتورها را روی کاغذ هم پرینت کنید، اما اصل مدارک در سیستم کامپیوتری هستند.

با پیشرفت تکنولوژی‌، کسب‌وکارها به سراغ جایگزین فاکتور کاغذی رفتند تا از مزایای زیر بهره‌مند شوند:

• رفع خطا و اشتباهات ثبت دستی
• ماندگاری بالای فاکتور و رفع مشکلاتی مثل فضای زیاد برای نگهداری اسناد و یا خطر گم شدن
• قابلیت چاپ در صورت نیاز
• قابلیت‌های جانبی مانند امکان ارسال بر اساس زمان‌بندی، امکان ارسال از طریق ایمیل و پیامک، تنظیم پیام یادآوری پرداخت و غیره
• جستجوی سریع فاکتورها بر اساس نام، مبلغ، تاریخ و غیره
• کاهش استفاده از کاغذ و کاهش هزینه‌ها
• توانایی دریافت سریع گزارش وضعیت (بدون نیاز به فرایندهای دستی)
• وجهه‌ی حرفه‌ای‌تر

یک فاکتور آنلاین، تمامی استانداردهای فاکتور را دارد. یعنی همه‌ی مواردی که در فاکتور چاپی درج می‌شوند، در فاکتور فروش آنلاین هم موجود هستند. حتی می‌توانید فاکتور رسمی را هم با استفاده از سیستم‌های آنلاین چاپ کنید. این موضوع را مفصل در مطلب «فاکتور فروش‌ آنلاین چیست و چه کاربردی دارد؟» بررسی کردیم.

اگر از سیستمی مانند پی‌پینگ برای صدور فاکتور آنلاین استفاده کنید، یک پیامک و ایمیل برای مشتری‌هایتان ارسال می‌شود تا فاکتور را از طریق آن مشاهده کنند. هر فاکتور هم یک لینک پرداخت و یا Qr Code هم دارد تا مشتری‌ها مستقیما به درگاه پرداخت متصل شده و هزینه فاکتور را واریز کنند.

3. فاکتور سربرگ دار/بدون سر برگ

فاکتور سربرگ دار، فاکتوری است که اطلاعات کسب‌وکار (مانند نام برند، لوگو، نشانی محل کسب و غیره) در بخش بالایی و پایینی آن ثبت شده باشد. این فاکتورها به صورت اختصاصی برای یک کسب‌وکار ایجاد می‌شوند.

فاکتورهای بدون سربرگ هم فاکتورهایی هستند که به صورت عمومی در دسترس‌اند و می‌توانید آن‌ها را از فروشگاه‌های لوازم‌تحریر یا دفاتر خدمات اداری تهیه کنید.

4.    فاکتور کاربن دار یا کاربن لس (NCR)

اگر بخش زیرین صفحات فاکتور، کاربن داشته باشند و هنگام نوشتن، جزئیات را به برگه‌های دیگر منتقل کنند، شما یک فاکتور کاربن دار خواهید داشت. در این شرایط نیازی به استفاده از کاربن نیست و با یک بار نوشتن، دو الی سه برگ فاکتور تکمیل می‌شوند.

5. قبض رسید (فاکتور قبضی)

این فاکتورهای فروش از نظر طراحی به دسته‌چک شبیه هستند. قبض فروش معمولاً جز دسته‌ی فاکتورهای رسمی قرار نمی‌گیرد و صرفاً برای ارائه به مشتری و ثبت مبادلات است. می‌توانید یک فاکتور قبضی با طراحی اختصاصی برای کسب‌وکارتان سفارش دهید و یا از فاکتورهای از پیش ‌طراحی‌شده استفاده کنید.

فرق فاکتور و پیش فاکتور چیست؟

تا اینجای کار، سر مفهوم فاکتور و ویژگی‌های آن به توافق رسیدیم. گفتیم فاکتور زمانی صادر می‌شود که طرفین، معامله را تأیید کرده‌اند و زمان اجرا/تحویل کالا رسیده است. صدور فاکتور رسمی، خریدار را ملزم به پرداخت هزینه می‌کند.

حالا برویم سراغ پیش فاکتور و معنی آن.

پیش فاکتور یک قبض برای اطلاع‌رسانی شرایط قرارداد و دریافت تأیید اولیه است و قبل از نهایی شدن فروش برای خریدار ارسال می‌شود. شرح کالاها، قیمت، هزینه حمل‌ونقل، مالیات، تخفیف، کمیسیون، تاریخ تحویل و غیره در پیش فاکتور درج می‌شوند تا خریدار اطلاعات کاملی از قرارداد فروش محصول/خدمت داشته باشد.

مهم‌ترین کاربرد پیش فاکتور زمانی است که خریدار می‌خواهد قیمت محصولات/خدمات را از چند فروشنده دریافت کرده و بر اساس آن تصمیم‌گیری کند. صدور پیش فاکتور، الزامی برای پرداخت هزینه ایجاد نمی‌کند. به‌علاوه پیش‌فاکتورها معمولاً تاریخ اعتبار دارند و بعد از گذشت آن تاریخ، اعتبارشان را از دست می‌دهند.

	پیش فاکتور	فاکتور
مفهوم	برای اعلام شرح معامله و دریافت تأیید اولیه از مشتری صادر  می‌شود	برای ثبت مبادله انجام شده و دریافت قطعی وجه صادر می‌شود
تاریخ اعتبار	دارد	ندارد
وجه رسمی	ندارد	دارد
لزوم پرداخت هزینه توسط مشتری	ندارد	دارد

فرق فاکتور فروش و رسید چیست؟

بگذارید با یک مثال بررسی کنیم. فرض کنید می‌خواهید یک ابزار صنعتی را برای کارخانه‌تان بخرید؛ مدتی هم با شرکت فروشنده در تماس بوده‌اید و حالا به مرحله تصمیم‌گیری قطعی برای خرید رسیده‌اید. در این حالت شما تأیید خرید را به فروشنده می‌دهید. سپس فاکتور را از فروشنده دریافت کرده و مبلغ را پرداخت می‌کنید. در مرحله نهایی فروشنده یک رسید خرید برای شما ارسال می‌کند که به معنی تأیید فرایند پرداخت و دریافت وجه است.

فرقشان چیست؟ فاکتور یک سند تجاری معتبر است که قبل از فرایند پرداخت صادر می‌شود و رسید، قبض یا سندی است که پس از پرداخت و برای تأیید تراکنش مالی صادر می‌شود.

بیشتر بخوانید: چگونه از مشتری پول بگیریم؟ ۱۲ روش دریافت پول و جلوگیری از تاخیر در پرداخت مشتری

فرق فاکتور فروش و حواله چیست؟

حواله، رسیدی است که فروشنده به خریدار می‌دهد تا جنس یا خدمات خود را در مکانی دیگر دریافت کند. مثلاً با داشتن حواله می‌توانید محصول را از انبار تحویل بگیرد.

هر خریدی لزوماً به حواله نیاز ندارد. مثلاً ممکن است به یک مغازه فروش قطعات خودرو بروید و محصول را بلافاصله بعد از پرداخت وجه، تحویل بگیرید. یا فروشنده خودش محصول را با پیک/پست برایتان ارسال کند. در چنین مواردی نیازی به حواله نیست.

کلام پایانی

فاکتور فروش یکی از ساده‌ترین اسناد مالی است و در کسب‌وکارهای مختلف استفاده می‌شود. با فاکتور می‌توانید جزئیات مبادلات خود را به آسانی ثبت کنید و یک نسخه از آن را هم در اختیار مشتری‌ها قرار دهید. به‌علاوه فاکتورها انواع مختلفی دارند تا برای انواع کسب‌وکارها با هر اندازه یا محصولی مناسب باشند.